一間辦公室，如何容納不同工作個性？辦公室設計與空間規劃
同一間辦公室裡，每個人的工作習慣都可能不太一樣。有人喜歡安靜地坐在自己的位置完成工作，有人習慣和同事討論後再整理想法；有人可以在開放環境裡專心工作，也有人只要周圍開始出現談話聲，就很難集中注意力。所以在規劃辦公室時，真正需要思考的並不是「I 人適合什麼、E 人適合什麼」，而是一個空間能不能容納不同的工作狀態。
現代辦公室的工作內容越來越多元，同一位員工一天之中，也可能有完全不同的需求。上午需要長時間處理文件，下午可能有團隊會議，接著又要找地方進行線上會議。若所有工作都被安排在同一張辦公桌上，空間使用自然會受到限制。因此，辦公室設計的重點，可以從安排座位進一步思考到安排工作場景，讓員工依照工作內容選擇適合自己的空間。
辦公室設計，先從實際工作方式開始
過去規劃辦公室時，最直接的做法是先確認公司有多少人，再依照人數配置辦公桌、主管室與會議室。但實際使用之後，很容易發現座位數量和空間需求並不是完全相等。有些部門每天需要大量討論，有些部門則需要長時間專注工作；有些員工一天有好幾場會議，有些人可能幾乎整天都在自己的座位上。假如所有區域都按照同一種工作模式安排，即使空間坪數足夠，也可能出現會議室永遠不夠、開放座位太吵或某些區域長時間閒置的問題。
所以在進行 辦公室空間規劃 時，可以先從幾個問題開始：
員工每天有多少時間需要獨立工作？
哪些部門需要頻繁溝通與討論？
線上會議的頻率高不高？
哪些工作需要較高的隱私性？
員工是否需要可以短時間離開固定座位的空間？
這些資訊會直接影響座位配置、會議室數量、公共區域以及隔間方式。
I 人與 E 人，真的需要不同的辦公室嗎？
「I 人」與「E 人」是現在很常被拿來討論工作環境的兩種性格傾向。一般來說，I 人可能比較偏好安靜與獨處，E 人則可能比較享受交流與互動。不過放進實際的辦公環境後，兩者其實很難完全切開。一個平常喜歡安靜工作的人，在專案討論時仍然需要和同事交流；平常很喜歡聊天的人，也會遇到需要長時間專注完成工作的時候。甚至同一個人，在不同工作階段，也會需要不同的空間。所以與其把辦公室分成「I 人區」與「E 人區」，更實際的方式是提供不同的工作場景。例如開放工作區適合日常辦公與團隊互動，安靜工作區適合需要集中注意力的任務，小型討論區提供臨時交流的空間，會議室則處理較正式或需要隱私的討論。
空間不需要替員工貼上性格標籤，而是提供足夠的選擇。
開放式辦公室，也需要安靜空間
開放式辦公室設計的優點很明顯。減少固定隔間後，空間看起來更加開闊，員工之間的距離也比較近，臨時討論或跨部門溝通會更方便。但開放空間也有一個很現實的問題，就是聲音。電話、線上會議、同事之間的討論、走動聲，都可能成為工作時的干擾。尤其當多人同時進行不同工作時，聲音很容易在開放區域裡互相影響。因此，開放式辦公室並不代表整個空間都必須保持完全開放。在主要工作區周圍增加幾種不同程度的獨立空間，反而能讓整體使用更順暢。
專注工作區
需要長時間閱讀、寫作、分析資料或進行設計工作的員工，通常需要比較穩定的環境。辦公室專注工作區不一定要做成完全封閉的房間，也可以利用座位位置、屏風、櫃體高度與吸音材料降低干擾。
有時候只是把座位從主要人流區移開，或避免直接面向走道，就能讓工作環境安靜不少。
Phone Booth 與小型會議空間
現在企業的線上會議越來越多，如果每個人都直接在開放座位上進行電話或視訊會議，辦公室很快就會變得吵雜。辦公室 Phone Booth 設計可以處理這類需求。空間不需要很大，重點是提供一個可以短時間獨立使用的地方，降低通話聲音對其他人的影響。小型會議區也有類似的作用。兩三個人的快速討論，不需要每次都使用正式會議室，有一個靠近工作區的討論位置，使用上反而更加方便。辦公室小型會議室設計也可以依照實際人數與會議頻率調整，不一定每一間都需要規劃成大型會議室。
從固定座位，到多元工作場景
如果把辦公室理解成「一人一張桌子」，空間的用途自然會比較單一。但實際上，員工一天會進行的工作遠比坐在座位上更多。除了日常辦公之外，還可能需要開會、打電話、和同事討論、接待客戶，甚至只是離開座位休息幾分鐘。因此，現在的 辦公室工作場景規劃可以將空間拆成不同的工作場景。
開放工作區適合日常辦公與團隊協作，是辦公室的主要工作區域；小型討論區適合兩到四人的快速交流，可以減少正式會議室被短時間討論占用；會議室則適合正式會議、客戶接待、簡報與需要隱私的討論。另外，茶水間、咖啡區與休憩空間也值得被納入規劃。很多企業會把休憩區視為附加功能，但員工每天都會使用這些空間，而且非正式的交流經常發生在這裡。一個簡單的咖啡區，有時候就是跨部門交流最自然的地方。
隔音與視線，也會影響辦公室使用感
辦公室規劃完成後，還有兩個很容易被忽略的細節：聲音與視線。
同樣都是開放式辦公室，有些空間讓人覺得舒服，有些卻讓人很容易分心，差異可能就在這些細節。
聲音控制可以從吸音天花、地毯、軟質家具、吸音板以及空間距離著手。不同功能的區域也可以安排適當的距離，例如將需要頻繁討論的區域與需要專注工作的座位錯開。
在 辦公室隔音設計中，除了材料本身，也需要考慮空間位置與使用方式。會議室、電話亭與開放工作區之間的距離安排，都可能影響聲音干擾。視線則可以利用屏風、櫃體、植栽、玻璃隔間或家具高度來調整。完全封閉的空間容易減少交流，但完全沒有界線的環境又可能讓員工缺乏工作時需要的個人距離。
辦公室空間規劃需要處理的，就是開放感、隱私、交流與專注之間的比例。
彈性，也應該被放進辦公室設計裡
企業不會永遠維持現在的狀態。人數可能增加，部門可能調整，工作模式也可能改變。
今天 10 個人的團隊，幾年後可能變成 20 個人；現在需要大量固定座位的公司，未來也可能增加遠端工作或混合辦公的比例。所以在做 彈性辦公空間設計 時，除了考慮目前的需求，也可以預留未來調整的可能。例如家具系統是否容易重新排列、隔間是否能配合未來需求調整、會議室是否能轉換成其他用途，甚至公共區域是否保有重新分配的空間。
這些細節在裝修完成後才發現需要調整，通常會增加成本與時間。如果能在前期規劃階段先納入考量，後續使用會更加有彈性。
好的辦公室，讓不同工作方式都有位置
回到最開始的問題：I 人與 E 人，到底適合什麼樣的辦公室？
其實很難用一個答案概括。
一個人的工作方式，除了性格，也和職務、工作內容、團隊文化以及當天的任務有關。今天需要安靜完成一份報告，明天可能就要和團隊一起進行腦力激盪。因此，辦公室設計真正需要思考的，是人在不同工作狀態下需要什麼樣的空間：開放工作區提供日常工作的彈性，專注區處理需要安靜的任務，小型討論區讓臨時交流更加方便，會議室提供正式討論與接待客戶的場域，休憩區則讓員工有一個可以轉換狀態的地方。當一間辦公室可以容納不同的工作方式，員工就不需要被迫適應同一種工作環境。
辦公室設計的價值，也就在於讓空間配合人的工作，而不是要求所有人配合同一個空間。
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